Initial assessment of patient handoff in accredited general surgery residency programs in the United States and Canada: a cross-sectional survey

Initial assessment of patient handoff in accredited general surgery residency programs in the United States and Canada: a cross-sectional survey

Can J Surg 2015;58(4):269-277 | PDF

Abdulaziz M. Saleem, MD; Jessica K. Paulus, ScD; Melina C. Vassiliou, MD; Susan K. Parsons, MD

Abstract

Background: Communication errors are considered one of the major causes of sentinel events. Our aim was to assess the process of patient handoff among junior surgical residents and to determine ways in which to improve the handoff process.

Methods: We conducted nationwide surveys that included all accredited general surgery residency programs in the United States and Canada.

Results: Of the 244 American and 17 Canadian accredited surgical residency programs contacted, 65 (27%) and 12 (71%), respectively, participated in the survey. Of the American and Canadian respondents, 66% and 69%, respectively, were from postgraduate year (PGY) 1, and 32% and 29%, respectively, were from PGY 2; 85 (77%) and 50 (96%), respectively, had not received any training about patient handoff before their surgical residency, and 27% and 64%, respectively, reported that the existing handoff system at their institutions did not adequately protect patient safety. Moreover, 29% of American respondents and 37% of Canadian respondents thought that the existing handoffs did not support continuity of patient care. Of the American residents, 67% and 6% reported receiving an incomplete handoff that resulted in minor and major patient harm, respectively. These results mirrored those from Canadian residents (63% minor and 7% major harm). The most frequent factor reported to improve the patient handoff process was standardization of the verbal handoff.

Conclusion: Our survey results indicate that the current patient handoff system contributes to patient harm. More efforts are needed to establish standardized forms of verbal and written handoff to ensure patient safety and continuity of care.

Résumé

Contexte : Les erreurs de communication sont considérées comme l’une des causes majeures des événements sentinelles. Notre but était d’évaluer le processus de transfert des patients chez les résidents junior en chirurgie et de trouver des façons de l’améliorer.

Méthodes : Nous avons procédé à des sondages nationaux qui ont inclus tous les programmes agréés de résidence en chirurgie générale aux États Unis et au Canada.

Résultats : Sur les 244 programmes agréés de résidence en chirurgie américains et les 17 canadiens, 65 (27 %) et 12 (71 %), respectivement, ont participé au sondage. Parmi les participants américains et canadiens, 66 % et 69 %, respectivement, étaient en première année de résidence (PGY 1) et 32 % et 29 %, respectivement, étaient en deuxième année de résidence (PGY 2); 85 (77 %) et 50 (96 %), respectivement, n’avaient reçu aucune formation sur le transfert des patients avant leur résidence en chirurgie et 27 % et 64 %, respectivement, ont déclaré que le système actuel de transfert de leur établissement n’assurait pas adéquatement la sécurité des patients. De plus, 29 % des participants américains et 37 % des participants canadiens ont dit estimer que le mode actuel de transfert ne favorisait pas la continuité des soins. Chez les résidents américains, 67 % et 6 % ont déclaré recevoir un rapport de transfert incomplet susceptible d’entraîner un préjudice mineur et majeur, respectivement, pour le patient. Ces réponses correspondaient à celles des résidents canadiens (63 % et 7 %, respectivement, en ce qui concerne les préjudices mineurs et majeurs). Le facteur mentionné comme le plus propice à une amélioration du processus de transfert des patients était la standardisation du rapport verbal.

Conclusion : Les résultats de nos sondages indiquent que le système actuel de transfert des patients serait préjudiciable à ces derniers. Il faudra travailler à standardiser les processus de transfert et de rapports verbaux et écrits pour assurer la sécurité des patients et la continuité des soins.


Accepted for publication Feb. 23, 2015

Acknowledgements: A. Saleem is a scholar from the Department of General Surgery at King Abdulaziz University, Saudi Arabia.

Affiliations: From the Department of General Surgery, McGill University Health Centre, Montreal, Que. (Saleem, Vassiliou); the Tufts Clinical and Translational Science Institute, Boston, Mass. (Paulus); and the Department of Medicine, Tufts University School of Medicine, Institute for Clinical Research and Health Policy Studies, Tufts Medical Center, Boston, Mass. (Parsons).

Competing interests: None declared.

Contributors: All authors designed the study. A Saleem acquired and analyzed the data, which S. Parsons also analyzed. A. Saleem wrote the article, which all authors reviewed and approved for publication.

DOI: 10.1503/cjs.016414

Correspondence to: A.M. Saleem, Department of General Surgery, McGill University Health Centre, Montreal, QC, H3G 1A4; abdulaziz.m.saleem@gmail.com