Quality of narrative operative reports in pancreatic surgery

Quality of narrative operative reports in pancreatic surgery

Can J Surg 2013;56(5)E121-E127 | PDF

Meagan E. Wiebe, BSc*, Lakhbir Sandhu, MD*, Julie L. Takata, MA*, Erin D. Kennedy, MD, PhD*†, Nancy N. Baxter, MD, PhD†‡, Anna R. Gagliardi, PhD*†, David R. Urbach, MD, MSc*†, Alice C. Wei, MDCM, MSc*†

From the *Division of General Surgery, University Health Network, the †Departments of Surgery and the Institute of Health, Policy Management & Evaluation, University of Toronto, and the ‡Division of General Surgery, St. Michael’s Hospital, Toronto, Ont.

Abstract

Background: Quality in health care can be evaluated using quality indicators (QIs). Elements contained in the surgical operative report are potential sources for QI data, but little is known about the completeness of the narrative operative report (NR). We evaluated the completeness of the NR for patients undergoing a pancreaticoduodenectomy.

Methods: We reviewed NRs for patients undergoing a pancreaticoduodenectomy over a 1-year period. We extracted 79 variables related to patient and narrator characteristics, process of care measures, surgical technique and oncology-related outcomes by document analysis. Data were coded and evaluated for completeness.

Results: We analyzed 74 NRs. The median number of variables reported was 43.5 (range 13–54). Variables related to surgical technique were most complete. Process of care and oncology-related variables were often omitted. Completeness of the NR was associated with longer operative duration.

Conclusion: The NRs were often incomplete and of poor quality. Important elements, including process of care and oncology-related data, were frequently missing. Thus, the NR is an inadequate data source for QI. Development and use of alternative reporting methods, including standardized synoptic operative reports, should be encouraged to improve documentation of care and serve as a measure of quality of surgical care.

Résumé

Contexte : Il est possible d’évaluer la qualité des soins de santé au moyen d’indicateurs de qualité (IQ). Les éléments contenus dans les notes opératoires (NO) sont une source potentielle de renseignements pouvant servir d’IQ, mais on en sait peu sur leur exhaustivité. Nous avons voulu évaluer l’exhaustivité des NO dans les dossiers de patients soumis à une pancréatoduodénectomie.

Méthodes : Nous avons passé en revue les NO dans les dossiers de patients soumis à une pancréatoduodénectomie sur une période d’un an. Par analyse des documents, nous avons extrait 79 variables liées aux caractéristiques des patients et aux rédacteurs des NO, aux mesures des protocoles opératoires, à la technique chirurgicale et aux résultats oncologiques. Nous avons encodé et évalué ces données en fonction de leur exhaustivité.

Résultats : Nous avons analysé les NO pour 74 interventions. Le nombre médian de variables relevées était de 43,5 (entre 13 et 54). Les variables liées au protocole de soins et les variables oncologiques étaient souvent omises. L’exhaustivité des NO était proportionnelle à la durée de l’intervention.

Conclusion : Les NO sont souvent incomplètes et leur qualité laisse à désirer. Des éléments importants, dont le protocole opératoire et les données oncologiques, étaient souvent manquants. Ainsi, les NO constituent une source inadéquate de données en ce qui concerne les IQ. Il faudra encourager la mise au point et l’utilisation d’autres types de rapports, dont des synopsis opératoires standardisés, pour mieux documenter les soins chirurgicaux prodigués et pour en évaluer la qualité.

Niveau de preuve : Étude diagnostique de niveau I.


Accepted for publication Nov. 8, 2012

Acknowledgements: We thank the HPB Surgeons at the University Health Network: Bryce Taylor, MD; David Grant, MD; Mark Cattral, MD; Ian McGilvray, MD, PhD; Paul Grieg, MD; Carol-anne Moulton, MD, PhD; Sean Cleary, MD, MSc; and Steven Gallinger, MD, MSc, for contributing cases, as well as Ms. Marina Englesakis for her assistance performing literature reviews, Mr. Harden Huang and David Chan for informatics support and Ms. Stacey Stegienko for administrative support.

Competing interests: None declared.

Contributors: M.E. Wiebe, L. Sandhu, E.D. Kennedy, N.N. Baxter, A.R. Gagliardi, D.R. Urbach and A.C. Wei designed the study. M.E. Wiebe, L. Sandhu and A.C. Wei acquired the data. M.E. Wiebe, J.L. Takata and A.C. Wei analyzed the data. M.E. Wiebe and A.C. Wei wrote the article. All authors reviewed the article and approved its publication.

DOI: 10.1503/cjs.004312

Correspondence to: A.C. Wei, Division of General Surgery, 10EN-215, Toronto General Hospital, 200 Elizabeth St., Toronto ON M5G 2C4; Alice.Wei@uhn.ca