Turning a new “page”: ways to decrease the number of pages after hours without compromising patient care

Turning a new “page”: ways to decrease the number of pages after hours without compromising patient care

Can J Surg 2020;63(2):E155-E160 | PDF | Appendix

Annette Schröder, MD, PhD; Walid A. Farhat, MD; Darius J. Bägli, MD; Armando J. Lorenzo, MD; Martin A. Koyle, MD

Abstract

Background: Pages to house staff after hours, especially overnight, lead to interrupted sleep and fatigue the next day. Although some pages are urgent, others may not need an immediate response. In this study we aimed to identify unwarranted pages and to establish ways to reduce them.

Methods: Over 2 months, all pages to the Department of Pediatric Urology at the Hospital for Sick Children in Toronto, Canada, during call hours were documented, including the assessment of the responding physicians of their medical necessity. After analyzing the reasons for inappropriate pages, we took several steps to try to reduce them without impairing patient care. One year later, pages were tracked again to evaluate the efficacy of our interventions.

Results: In the initial measurement period, no calls from parents and approximately 50% of the in-hospital pages (15 of 36 pages from the wards, 27 of 49 pages from the emergency department, 17 of 31 pages requesting consultations, and 8 of 8 pages from the inhouse pharmacy and outside pharmacies) were considered medically urgent. The reasons for unwarranted pages were inconsistent parent teaching, lack of adequate triaging and prioritizing on the ward and lack of awareness of the structure of the on-call provisions among different services in the hospital. Several steps were taken to streamline the teaching of parents and nurses, standardize information, provide alternative means of communication within the hospital and restrict parents’ access by phone to the urologist on call. One year later, the number of pages had decreased by 70%.

Conclusion: Although physician coverage throughout the day and night is necessary for high-quality and safe patient care, communication with on-call physicians should be only for appropriate reasons. The provision of consistent teaching and alternative communication channels can improve patient care as well as decrease the number of after-hour pages.

Résumé

Contexte : Les appels au personnel interne par téléavertisseur, surtout la nuit, perturbent le sommeil et entraînent de la fatigue le lendemain. Même si certains de ces appels sont urgents, d’autres ne nécessitent pas de réponse immédiate. Avec cette étude nous avons voulu identifier les appels par téléavertisseur qui sont injustifiés et trouver des façons d’en réduire le nombre.

Méthodes : Sur une période 2 mois, nous avons documenté tous les appels par téléavertisseur adressés durant les heures de garde au service d’urologie pédiatrique de l’Hôpital SickKids de Toronto, au Canada, et demandé aux médecins y ayant répondu d’en évaluer le bien-fondé au plan médical. Après avoir analysé les raisons des appels jugés injustifiés, nous avons adopté plusieurs mesures pour en réduire le nombre sans compromettre les soins. Un an plus tard, nous avons de nouveau comptabilisé les appels par téléavertisseur pour mesurer l’efficacité de nos interventions.

Résultats : Durant la période de mesure initiale, aucun appel des parents n’a été considéré médicalement urgent, tout comme environ 50 % des appels provenant de l’hôpital même (15 appels sur 36 des unités de soins, 27 appels sur 49 du service des urgences, 17 appels sur 31 pour des demandes de consultation et 8 appels sur 8 de la pharmacie de l’hôpital ou de pharmacies de l’extérieur). Les raisons des appels injustifiés étaient entre autres incohérence dans l’enseignement aux parents, triage et priorisation inadéquats à l’unité de soin et méconnaissance des différents services de l’hôpital quant à la structure et au fonctionnement du système de garde. Plusieurs mesures ont été prises pour simplifier l’enseignement aux parents et au personnel infirmier, standardiser l’information, fournir d’autres moyens de communication dans l’hôpital même et restreindre l’accès des parents à l’urologue de garde par téléphone. Un an plus tard, le nombre d’appels avait diminué de 70 %.

Conclusion : Même si les médecins doivent être joignables jour et nuit pour assurer la qualité des soins et la sécurité des patients, les raisons de communiquer avec eux doivent être appropriées. Le rappel des consignes et le recours à d’autres canaux de communication peuvent améliorer les soins aux patients et réduire le nombre d’appels le soir et la nuit.


Presented in part at the Canadian Urological Association Meeting, June 29 to July 1, 2014, St. John’s, Nfld.

Accepted Aug. 27, 2019

Acknowledgements: The authors thank the fellows of the Department of Pediatric Urology and the rotating residents of the Division of Urology, University of Toronto for logging the pages, as well as the nursing staff of the Department of Pediatric Urology for their support during the implementation of the numerous changes.

Affiliations: From the Department of Urology and Pediatric Urology, University Medical Center, Johannes Gutenberg University of Mainz, Mainz, Germany (Schröder); and the Department of Urology, Hospital for Sick Children, Toronto, Ont. (Farhat, Bägli, Lorenzo, Koyle).

Competing interests: None declared.

Contributors: All authors designed the study. A. Schröder and W. Farhat acquired the data, which all authors analyzed. A. Schröder, W. Farhat and M. Koyle wrote the article, which D. Bägli, A. Lorenzo and M. Koyle critically reviewed. All authors approved the final article for publication.

DOI: 10.1503/cjs.009119

Correspondence to: A. Schröder, Division of Urology, Main Office, Rm M299, 555 University Ave, Toronto ON M5G 1X8, annette.schroeder@gmx.net